El nombre lo sugiere todo. El propósito de la aplicación es crear copias de seguridad de los mensajes que hay en tu cuenta de Gmail. Este es un servicio que el correo no lo ofrece a sus usuarios, porque el riesgo para perder los datos en sus servidores existe más o menos en teoría.

Gmail Backup viene como un programa gratuito que puede acceder a los mensajes almacenados en tu cuenta de Gmail para copiarlos en una carpeta de tu elección. La aplicación se instala con rapidez sin ninguna detención inesperada.

El programa tiene una sencilla interfaz que no tiene nada más que las opciones necesarias. Hay una sola ventana que muestra todas las opciones de una forma clara.

Para empezar a hacer la copia de seguridad debes ofrecer los datos de inicio de sesión de Gmail y elegir una carpeta local donde deseas almacenar los mensajes. Una condición que hay que cumplir para empezar bien es habilitar el acceso IMAP en tu cuenta.

El conjunto de opciones que ofrece Gmail Backup te permiten descargar los mensajes recibidos a un determinado intervalo de tiempo. Simplemente ajusta las fechas “desde” y “antes” y estás listo para empezar. La aplicación sólo transferirá los datos recibidos durante ese período.

También existe la posibilidad de habilitar el programa para que descargue sólo los últimos correos. Pero habilitar esta opción sólo afectará los futuros mensajes.

Si se ha elegido el intervalo de tiempo, los datos de inicio de sesión son buenos y la carpeta de almacenamiento se ha establecido, entonces estás listo para iniciar la copia. Los detalles que obtendrás mientras los mensajes se transfieren están relacionados con la velocidad actual de descarga, la cantidad de datos que han sido procesados y el correo que se descarga actualmente.

El nombre de los archivos copiados incluye la línea del asunto, la dirección del recipiente y la estampa de fecha. Esto permitirá localizar con facilidad un cierto elemento de la carpeta.

Pero el programa no sólo puede hacer copias de seguridad. También puede restaurar los datos que se han descargado. Hay que realizar los mismos pasos, con la única diferencia de que el último botón que se pulsa debe ser el “Restaurar”. Por supuesto, la carpeta con las copias de seguridad debe contener los correos electrónicos que deseas restaurar. Gracias a esta característica, Gmail Backup es perfecto para llevar los correos a una cuenta de Google diferente.

Cuando se descargan los datos, Gmail Backup no tomará en cuenta el orden que has tenido en línea. No limitará sus acciones a la bandeja de Entrada, sino que accederá a la carpeta con “Todo los correos”, que incluye todos los mensajes disponibles en tu cuenta. Careciendo de cualquier opciones de filtrado, todos los mensajes serán descargados en la carpeta donde haces las copias (basura, spam, enviados, borrador y cualquier otra carpeta que tengas creada).

Tener la posibilidad de elegir la carpeta a la que quieres hacerle la copia de seguridad sería una característica excelente en la aplicación, especialmente cuando se usa para llevar los correos a una cuenta diferente. Pero hay un método disponible cuando se usan programas de correo como Mozilla Thunderbird que te permite almacenar los correos localmente. Guardando los mensajes que necesitas en una carpeta local para llevarlos luego a una cuenta de Gmail cuando haces una tarea de restauración es un método genial para transferir sólo los datos que necesitas.

Cuando descargas los datos, Gmail Backup te ofrece el mismo tipo de estimación para la tarea pendiente mediante una barra azul de progreso. Pero la información también está disponible en porcentajes en la lista de mensajes procesados.

El formato de los correos guardados es EML, así que no tendrás ningún problema con importarlos a un programa de correo. Gmail Backup viene con una sencilla interfaz gráfica y pocas opciones. Esto lo hace muy fácil de usar, pero también hace que los usuarios quieran más opciones. Una aplicación algo más complicada que te permita seleccionar las carpetas de la cuenta a las que quieres hacer la copia en vez de hacer la copia a todos y de forma mezclada sería mucho más útil.

Lo Bueno

Gmail Backup no ofrece ninguna función especial o adornos. Es muy fácil de usar y tiene características simples. Aparte de hacer copias de seguridad a los mensajes de tu cuenta Gmail también puede restaurarlos.

Puede usarse para transferir tus mensajes de correo a una cuenta diferente de Gmail. El porcentaje que falta hasta finalizar la tarea y la barra de progreso te dejarán conocer como progresa la transferencia.

Lo Malo

Una lista más larga de opciones sería una ventaja para la aplicación y también para los usuarios.

La falta de cualquier posibilidad para seleccionar las carpetas a las que deseas hacer las copias de seguridad te obligará a limpiar tu cuenta antes de iniciar el proceso de transferencia.

Todos los correos no leídos se marcan automáticamente como leídos después de finalizar la copia de seguridad.

La Verdad

La aplicación es gratis y fue diseñada para una simple tarea: descargar todos los mensajes almacenados en tu cuenta de Gmail, sin importar las carpetas en las que están almacenados. Si no quieres limpiar tu cuenta periódicamente (como yo lo haría) preparar esa carpeta para realizar la transferencia puede convertirse fácilmente en una pérdida de tiempo.

Nota: Como alternativa para transferir tus mensajes a una cuenta diferente usando Gmail Backup podrás usar Mozilla Thunderbird junto con el complemento ImportExportTools. La extensión fue creada para permitirte importar y exportar grandes cantidades de datos en el programa de correo.

Este artículo también está disponible en inglés: Gmail Backup